Última actualización: 11/09/2021

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¿Te ha pasado que consciente o inconscientemente terminas acumulando filas y filas interminables de papel? ¿Alguna vez no has podido encontrar ese documento tan primordial justo cuando lo necesitabas? Si esto te suena familiar es porque necesitas un organizador de documentos.

Este producto es ideal para guardar ordenadamente tus archivos y tenerlos al alcance de tu mano. Además, dará a tu espacio de trabajo un aspecto más limpio y organizado. En esta guía responderemos todas aquellas dudas que puedas tener sobre un organizador de documentos. ¡Toma nota!




Lo más importante

  • Un organizador de documentos nos ayuda a mantener ordenado nuestro espacio de trabajo, además de brindar un aspecto organizado, estructurado y limpio a nuestro escritorio.
  • La elección de un organizador de documentos debe ser en función de tus necesidades, del espacio que dispongas y del tipo de decoración de tu casa u oficina.
  • Para tener tus archivos clasificados, el organizador de documentos debe incorporar compartimentos o separadores.

Los mejores organizadores de documentos: Nuestras recomendaciones

Si has decidido tener tu espacio de trabajo más ordenado o tal vez solo quieres renovar tu viejo organizador de documentos, te presentamos la siguiente lista para que elijas el producto que más se adecua a tus necesidades.

La mejor carpeta de documentos tipo acordeón

Fabricada de poliéster a prueba de roturas además de proporcionar un rendimiento impermeable. Tiene una capacidad para almacenar hasta 900 hojas y cuenta con 13 compartimentos individuales con una expansión de 2,22 cm cada uno.

Si necesitas llevar una cantidad considerable de documentos definitivamente este producto es adecuado para ti. Además, cuenta con pestañas para poder etiquetar los compartimentos para que puedas ubicar fácilmente tus archivos.

Evaluación editorial: Si buscas una solución de almacenamiento fiable y portátil con espacio expandible, esta carpeta es la indicada para ti.

El mejor organizador de documentos horizontal

Fabricada de acero y con dimensiones de 355 x 280 x 55 mm (cada bandeja). Este producto cuenta con modelos de 3 y 5 compartimentos en colores negro y plateado. Para su armado es fundamental seguir las instrucciones del manual.

Esta bandeja de documentos permite clasificar los papeles gracias a los compartimentos que posee. Es compatible con formatos de papel A4 y tamaño folio.

Evaluación editorial: Ideal para aquellas personas que necesitan tener su documentación ordenada y clasificada.

El mejor organizador de documentos para correspondencia

Este organizador de documentos es ideal para dejarlo sobre el escritorio de recepción. Allí podrás colocar toda la correspondencia y documentos importantes que lleguen en el día.

Además, si decidieras comprar dos, puedes utilizar una para lo que ha llegado y otra para los documentos listos para despacharse. Increíblemente práctico, ¿no crees? También puedes incorporar esta bandeja en un cajón.

Evaluación editorial: Hechos de plástico duro y duradero para una resistencia fiable y duradera.

El mejor clasificador de documentos para pared

Fabricado a base de metal, este clasificador garantiza resistencia y rendimiento prolongado. Tiene dimensiones de 33 x 22,8 x 33 cm y está disponible en color negro para darle un aspecto profesional y fácil de combinar con la decoración del entorno.

Esta bandeja de documentos posee 5 niveles para colocar fácilmente papeles, folletos o archivos. Su diseño apilable permite ahorrar espacio y mantiene la documentación ordenada y al alcance de la mano.

Evaluación editorial: Idóneo para esas personas que no quieren sobrecargar su escritorio o tienen un área de trabajo reducida.

El mejor organizador de documentos vertical

También llamado revistero, este organizador disponible en color negro y blanco tiene dimensiones de 24,4 x 8,9 x 30 cm. Está fabricado de plástico duro para dar una resistencia fiable y duradera.

Esta carpeta de documentos permite guardar tus archivos en posición vertical para ahorrar espacio y mantener organizado tu material de oficina. El borde frontal angular te permitirá una fácil lectura para poder retirar y poner tus papeles con facilidad.

Evaluación editorial: Puede ser usado dentro de un cajón, armario, estante o encima de un escritorio. Es muy práctico y cumple a la perfección con su función.

Guía de compras: Lo que debes de saber sobre un organizador de documentos

Sabemos que previo a realizar una compra necesitas respuestas a ciertas preguntas para aclarar las dudas que puedas tener. Por eso, en esta guía hemos tomado en cuenta las interrogantes más comunes que tienen las personas antes de adquirir un clasificador de documentos.

Un organizador de documentos nos ayuda a tener un espacio de trabajo, ordenado, organizado, estructurado y limpio (Fuente: Anete Lusina: 4792288/ pexels)

¿Para qué sirve un organizador de documentos?

Un organizador de documentos nos sirve para tener un espacio de trabajo más ordenado, ya sea si trabajas en la oficina de la empresa o desde tu propia casa. Al gozar de una área laboral más ordenada, podemos trabajar con mayor productividad.

Además, un clasificador de documentos nos ayuda a organizar y acomodar los distintos archivos que tengamos que gestionar. De esta forma, los papeles no se perderán o traspapelarán. Tampoco pasamos horas buscando un documento en específico porque estarán organizados y al alcance de la mano.

¿Sabías que?

A pesar de que el formato digital ha ido creciendo año a año, los documentos físicos siguen siendo ampliamente utilizados en todo el mundo.

¿Por qué comprar un organizador de documentos?

Si bien el formato digital ha ido reemplazando los papeles físicos, aún hay documentos que continúan imprimiéndose en papel. A causa de esto, muchas veces vamos acumulando estos papeles y sin darnos cuenta resultamos con una pila de ellos. En consecuencia, terminamos con un escritorio desordenado y desorganizado que dificulta nuestro trabajo.

¿Te ha pasado que tu jefe te pidió algún reporte del mes y no lo encontraste? O tal vez entregaste el documento equivocado a la persona incorrecta. Si esto te suena familiar, es porque definitivamente necesitas un organizador de documentos.

Todos aquellos problemas que pudieras tener a causa de un escritorio desordenado serán solucionados con un clasificador de documentos. Asimismo, brindará a tu espacio de trabajo un aspecto más estructurado, coordinado y planificado. Además, no volverás a observar tu despacho hecho un desastre.

¿Sabías que?

Un espacio de trabajo ordenado puede aumentar la productividad de las personas.

¿Qué tipos de documentos puedo colocar en un organizador de documentos?

Por lo general los organizadores de documentos son fabricados para colocar hojas con formato A4. Sin embargo, algunos tienen medidas un poco más amplias que permiten poner papeles de tamaño tipo oficio o carta.

Así que, si realizas trabajos de oficina que no impliquen el uso de formatos mucho más grandes (como es el caso del A3 o superior). No tendrás que buscar demasiado porque la mayoría de organizadores podrán ajustarse a tus necesidades.

¿Cuáles son las ventajas de usar un organizador de documentos?

Una bandeja de documentos trae muchos beneficios para quien lo use. Llega a ser un accesorio que nos ayuda a ser más productivos en nuestras tareas. A continuación, incluimos una lista donde se resumen las ventajas y desventajas de un organizador de documentos:

Ventajas
  • Mantiene organizado los documentos de oficina.
  • Permite clasificar los documentos gracias a sus compartimentos.
  • Optimiza espacios.
  • Variedad de modelos, colores y tamaños.
  • Proporciona al espacio de trabajo un aspecto ordenado y limpio.
Desventajas
  • Capacidad de almacenamiento limitado.
  • No todos los modelos tienen compartimentos.
  • Algunos materiales suelen deformarse con facilidad debido al peso.

¿Qué tipos de organizadores de documentos existen?

Podemos encontrar varios tipos de organizadores de documentos cada uno de ellos diseñados para cubrir distintas necesidades. A continuación, te nombramos algunos ejemplos de organizadores:

  • Bandeja de documentos para escritorio: La mayoría de organizadores que se encuentran en tiendas físicas o en línea son de este tipo, pueden ser horizontales o verticales. Además, podemos encontrarlos en diferentes materiales, tamaños, modelos, colores, etc. Tal y como su nombre lo indica, está diseñado para ser colocado en un escritorio, una mesa o superficies similares.
  • Clasificador de documentos para pared: Si tienes un escritorio pequeño o simplemente quieres darle un aspecto diferente a tu espacio de trabajo, puedes optar por este organizador. Está diseñado para ser colocado en la pared y cuenta con modelos en diferentes materiales, colores, cantidad de compartimentos, etc.
  • Organizador de documentos personales: Este modelo no está diseñado para almacenar archivos grandes (formato A4). Sin embargo, es muy útil para llevar documentación más pequeña como carnets, pasaportes, hojas de tamaño A5, etc.
  • Organizador de documentos para autos: Este producto es ideal para llevarlo en el auto, la mayoría de modelos se colocan en la visera del coche. Es por eso que solo podremos llevar documentación pequeña. Sin embargo, suelen venir con varios compartimentos para guardar bolígrafos, billetes, gafas, tarjetas, etc.
  • Organizador de documentos para viaje: Si viajas a menudo es posible que necesites este producto. Es pequeño, compacto e ideal para llevar toda la documentación que pudieras necesitar durante tu viaje.
  • Carpeta de documentos tipo acordeón: Si gestionas una cantidad considerable de archivos y necesitas tenerlos clasificados, este modelo será tu mejor aliado. Su tamaño permite llevar un amplio volumen de papeles. Además, cuenta con separaciones y su diseño tipo acordeón hace que sea fácil de transportar.

Los separados permiten identificar con facilidad los documentos. (Fuente: Wonderlane: 6jA6eVsRJ6Q/ unsplash)

¿Qué alternativas hay para un organizador de documentos?

Ahora bien, es posible que necesites otras alternativas de productos para organizar tus archivos. La cantidad de papeles, el tamaño del organizador, la necesidad de movilizarte con los documentos, etc. Son factores que debes de tener en cuenta al momento de escoger artículos de este tipo.

De acuerdo con las respuestas para estos puntos verás si es conveniente adquirir un clasificador de documentos u otra alternativa. Por eso, en la siguiente tabla te mostramos algunas alternativas a este producto. De esta forma, al momento de invertir en una podrás optar por el que mejor se acomode a tus necesidades.

Capacidad de almacenamiento Tamaño Clasificador/Separador Portable
Cajonera de oficina Media Medio Si No
Caja archivadora Media Medio Si No
Caja de almacenamiento Media Medio Si No
Bolsa de documentos Baja Pequeño No Si
Maletín portadocumentos Media Pequeño Si Si
Mueble organizador de documentos Alta Grande Si No
Archivador Alta Grande Si No

Criterios de compra

Antes de adquirir un organizador de documentos debes de tener en cuenta algunos puntos para evitar una mala inversión. A continuación, te presentamos los factores que creemos son importantes para un producto de este tipo:

Dimensiones

El tamaño de un organizador de documentos influye en dos aspectos, capacidad de almacenamiento y el espacio de nuestro escritorio/oficina. Si trabajamos frecuentemente con grandes volúmenes de papeles claramente vamos a necesitar un producto mucho más grande.

Es primordial no sobrecargar el espacio de nuestro escritorio o ambiente de trabajo. La idea de un organizador de documentos es optimizar espacios para que seamos más productivos con nuestras tareas.

El objetivo de un organizador de documentos es optimizar espacios.(Fuente: Dziana Hasanbekava: 7063752/ pexels)

Compartimentos

Si no quieres mezclar tus documentos o necesitas tenerlos clasificados entonces es vital que el organizador que escojas tenga compartimentos. Estos nos permitirán separar y clasificar nuestros archivos.

Si alguna vez pasaste horas buscando un documento sin poder encontrarlo y no quieres repetir esa situación, es mejor que tengas en cuenta este criterio. Además, una bandeja de documentos con compartimentos dará a tu escritorio un aspecto más ordenado.

Separadores

Un separador también te permitirá clasificar tus documentos. A diferencia de los compartimentos, estos permiten una clasificación más amplia de nuestros papeles. Por lo general los organizadores que poseen esta característica suelen tener 25 separadores.

La cantidad de separadores que tiene este producto te permitirá clasificar tus documentos por fecha, tipo, tamaño, importancia, etc. Además, la mayoría de divisores vienen en diferentes colores de modo que visualmente será más sencillo ubicar tus archivos.

Capacidad

Si eres de las personas que trabaja con una cantidad considerable de papeles es relevante que tengas en cuenta este criterio. Un organizador de documentos que no tenga la capacidad que necesitas solo hará que con el tiempo se vuelvan a apilar tus archivos.

En algunos casos puede que un organizador de documentos no sea el producto adecuado para ti debido al volumen de papeles que gestionas. En ese caso, podrías optar por un fichero o por un mueble clasificador de documentos.

Material

En el mercado podemos encontrar organizadores de documentos fabricados de diversos materiales. La mayoría de clasificadores cumplen con su función sin importar el material del que estén fabricados.

Si te preocupa el lado estético de tu escritorio definitivamente es un factor que debes de tener en cuenta. Debido a la gran cantidad de materiales que se ofrecen en el mercado, encontrar aquel que combine con tu set-up no será un problema.

Resumen

Tener un escritorio o un espacio de trabajo en desorden puede afectar tu productividad. Los organizadores de documentos son una solución para proporcionar una área de trabajo organizada y libre de distracciones. Es fundamental considerar factores como el espacio, la función, el material, la forma y los compartimentos antes de comprar un organizador de documentos.

La variedad de productos que hay en el mercado nos facilita la búsqueda para encontrar el organizador que mejor se adecue a nuestras necesidades. Esperamos que esta guía te haya servido de ayuda y si es así, no olvides compartirla a través de tus redes sociales.

(Fuente de la imagen destacada: niratpix: 77041875/ 123rf)

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